Voor de aangesloten scholen per bestuur wordt gemiddeld 5 keer per jaar een ICT vergadering gepland.
De inhoud van de vergadering wordt door de scholen zelf bepaald evenals de verzorging van de locatie de notulen en de agenda.
Ook neemt een medewerker van PICTO deel aan de vergadering om recente ontwikkelingen te kunnen doorgeven en vragen te beantwoorden over ICT gebruik in het onderwijs en technische vragen.